Word制作商务邀请函时怎么批量加入客户信息(2)

2. 此时，便可以在文档当前位置上看到已插入的“名”域，如图7所示。

图7 插入的名

设置邮件合并的决策功能

在邀请函中，需要根据“性别”来设置不同的称谓以示尊敬，即性别为“女”，称谓为“女士”，性别为“男”，则称谓为“显示”。因此，小黄需要通过指定“规则”，来添加邮件合并的决策功能。

1. 光标定位在已插入的“名”域的后面，然后在“编写和插入域”选项组中，单击“规则”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【如果…那么…否则…】命令，如图8所示。

图8 选择规则

2. 在随即打开的“插入Word域:IF”对话框中，将“域名”设置为“性别”域,,“比较条件”设置为“等于”，“比较对象”设置为“1”(从Outlook导入联系人时，系统自动将“性别”字段转换为了“布尔值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“则插入此文字”列表框中输入“女士”，在“否则插入此文字”列表框中输入“先生”，如图9所示。

图9 设定规则

3. 单击【确定】按钮，关闭对话框后，所设置的规则即被启用。可在“预览结果”选项组中单击【预览结果】按钮来查看合并后的结果，也可通过单击【下一记录】或【上一记录】按钮逐条预览，如图10所示。

图10 预览结果

轻轻松松完成客户信息的批量添加，从而为小黄节省了大量的工作时间，工作效率得到有效提高。

至此，邀请函设计完成，接下来的工作就是将邀请函发送给相关客户。

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