1)单击“绘图”工具栏“插入组织结构图或其他图示”按钮。
2)在“图示库”对话框中选择“组织结构图”。
3)幻灯片上出现默认结构图，按照提示，单击图框，输入各个图框名。
“组织结构图”工具栏为修改组织结构图提供了极大的方便，它自左至右分别为：插入形状、版式、选择、适应文字、自动套用格式、显示比例。
插入形状：可以为某个图框添加下属、同事或助手。下属指下级图框，同事指同级图框，助手指本图框与下级图框之间的图框。此按钮需要下拉箭头进行选择，在使用前必须先选定一个图框，否则不可用。
版式：决定了结构图的排列方式，可以是标准、两边悬挂、左悬挂、右悬挂。在使用前必须先选中某个上层图框，使用后仅对该图框的下层图框起作用。
选择 ：可以对各种元素进行选择，选择后可以更改填充色、线条色或文本色。该按钮主要用于多选，若仅选择单个元素，可以直接用鼠标单击选择。
适应文字：使文字的大小匹配图框，这样就无需手动设置字号了。
自动套用格式：提供了17种预设的格式，可以直接套用。
显示比例：编辑时幻灯片的大小占实际播放时的百分比。