Office 2003是目前最为实用的办公自动化软件之一，当我们把office2003安装程序从官方下载好之后，通过里面的程序打开Word、Excel等文档时，会在文档中附存有很多个人信息，例如作者、注释、创建日期等等。如果把含有这些信息的文档发送给别人时，那么则可能会引起不必要的麻烦。
对此，微软发布了一款名为“删除隐藏数据工具”的小软件，用它可以彻底清除OFFICE XP/2003文档的附加信息。
首先下载并安装该工具。安装好之后，我们启动Office中的任一软件，例如Word，打开其“文件”菜单，你会发现里面多出了一个“删除隐藏数据”的命令。现在我们就可以打开要清除的文档，然后单击该命令，程序即会弹出一个向导窗口。提醒大家向导第一步就是要求用户重新选择一个版本，单击“浏览”按钮设置保存的位置和名称，然后单击“下一步”，这样向导即开始检查隐藏数据，稍结束后单击“完成”按钮即会打开一个操作日志窗口，提示找到和删除的信息。这时我们只需要把修改时重新保存的文档发送给客户即可，而原文档自己保留，因为里面的个人信息并没有丢失。
另外在使用该工具清作文档隐私时，对于新建的未保存的文档是无法直接操作的，必须先保存一份原本，然后在修改时另存一份，并在重新保存的文件基本上进行清除。