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据统计,在中国职场,近60%的人每隔一天就开一次会,14%的人每天都开会,而5%的人每天甚至要经历2~3次会议,但是其中却有86%的人觉得有些会议根本没必要开。无论你是与会者,还是会议组织者,相信那些冗长却毫无成效的会议一定已经让你深恶痛绝,学会开会,迫在眉睫!
会议室的众生相
开会的人们有的忙着发短信、查邮件,有的干脆刷微博、玩游戏,还有人忙着闲聊,甚至有人打起了瞌睡。剩下的人虽然在忙着开会,却没有成果。比如A刚提出了他的想法,B就立马站出来说:No,这个方案有问题。这种唱反调者非常普遍,他们自己从不贡献主意,却热衷于扼杀别人的创意。积极参与讨论的人也不少,但是有些人的思想却往往如同脱缰的野马,一不小心就跑题了。一分钟前还在说给客户的方案呢,转眼他就能将话题引到客户女儿老师开的跑车使用的轮胎上。还有一种类型的与会者坚信沉默是金。他们认真参与,却从不发言,一旦中场休息,立马跟人耳语:他们疯了吧,要做这么不靠谱的项目。
除了参加会议的人容易拖后腿,某些会议的组织者也会变成无聊会议的催化剂。有些老板会把会场变成自己的独家讲堂,滔滔不绝却言之无物,不知不觉就把下属送到了周公处。
要开会,先给个理由
觉得孤单?厌倦沉默?讨厌做决定?开会吧!它能让你对着投影屏指点江山,成为众人瞩目的焦点,你能感觉到自己是多么的重要。最最重要的一点是,全都在上班时间哦!在被开会的日子里,我们总喜欢吐槽热爱开会的领导们。不过我们到底为什么要开会呢?
其实大部分会议的本质就如同刚出道的明星动机单纯,且怀揣着美好愿望。开会无非就是两种目的,一种是为了信息传达和分享,另一种则是为了集思广益,充分发挥三个臭皮匠,顶个诸葛亮的精神,我们称之为讨论会。其实每个领导心里都有一把小算盘,算着开个会需要消耗多大的人力资源成本。如果纯粹是为了走走形式,估计你还没被无聊致死,老板们心里就已经在滴血了吧。那么我们怎样才能开一个高效且不让人觉得无聊的会议呢?
For组会者:扭转乾坤有高招
如果你已经是一位管理者,或者致力于成为出色的会议组织人,那么下面这些例子或许能帮到你。美国一家公司的老板为对付拖拉的会议出了个奇招:他将会议桌放在空调出风口下方,在开会前一小时,将会议室的温度调到10℃左右。开会前,所有员工必须将外套放在外面。于是,大家在这个冷冻库里战栗着开了史上最高效率、最有成果的会议。因为每个人都专注于讨论问题的核心,想以最快的方式结束寒冷。
Google的创始人拉里佩奇最痛恨自己的员工被会议打断工作。自2011年担任CEO以来,他推出了会议新规:每场会议参加者不得超过10人;没有最终决断者参加的会议一律取消;无需发言的人员无需参加。职场励志一些内部会议上,他们还会在电脑上设置巨大的计时器,投影在墙上,给每一位与会者时间压力。此外,高管们会经常开微型会议和下属交流,在事务间隙,抽几分钟和下属进行高效短暂的沟通。大家都认识到,开门见山才是王道!
如果觉得还不够,我们还可以为你推荐一本书《罗伯特议事规则》。这本厚达582页的书是由美国一位将军所着,专门教人怎样高效地开会,被无数政治家、公司高管奉为经典。据说熟读此书掌握精髓后,无论从政还是从商,必将成为开会界的高手。
For与会者:会议桌边有玄机
如果你一直处于被开会的状态,虽然目前还不能改变规则,但是有了我们支的招,相信开会也能成为你受老板赏识的好途径。
老板喜欢开会的一个原因是,会场是他观察员工的最佳阵地。那些开会时喜欢坐后排的员工,自然在老板心中被打上不自信、无担当的标签。偷偷玩手机的人则会被老板认为是工作懒散,配合性差。所以到了会议室你可以这么做:在同事们一番抢座后,淡定地在一个不是最靠近领导那些通常是公司大红人的宝座但也不是最后排的座位坐定。在老板发言时,身体前倾,目光坚定不移地朝着他,在他慷慨激昂时默默点头表示钦佩。
很多职场人抱怨会议室是溜须拍马者的表演舞台,他们在老板一番长篇大论后忙着赞叹其英明。其实我们不妨换一种心态,将开会当做了解老板意向和公司未来举措的好机会。虽然你可能因为参加会议而耽误了某份报表的完成,但是通过会议你会知道,原来老板更希望报表那样做而非这样。这就是磨刀不误砍柴工的道理。而你在会上的表现则是你沟通能力的最佳体现,至少是和你的老板。
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